دانشگاه ميشيگان دوره GB شش سيگما

دانشگاه ميشيگان دوره GB شش سيگما

الگويي براي گزارش پروژه شش سيگما

برنامه مربوط به كمربند سبزها در دانشگاه ميشيگان

نظريات مدرس

· الگوي ذيل براي تهيه گزارش كتبي از پروژه شش سيگما ، رهنمودهايي را ارائه مي كند . گزارش شما بايد تنظيمات مشابه و عنوانهاي مشابهي داشته باشد . بديهي است كه عنوانهاي فرعي و طول هر قسمت بر اساس يافته هاي شما و سبك نوشتار متفاوت خواهد بود .

· متون ايتاليك در اين الگو ، آموزشي است و نبايد در گزارش اصلي نوشته شوند . متون غيرايتاليك ، مثالهايي كه شما ممكن است يا بايد در گزارشتان بگنجانيد ، را نشان مي دهد . مثال قيد شده در اين الگو بر مبناي مطالعه نمونه ايي از شش سيگما است : استراتژي مديريت گام به گام ، شركتهاي بزرگ را متحول مي كند نوشته دكتر مايكل هري و ريچارد شرودر در سال 2000 . توجه داشته باشيد كه بعضي از مثالها در صفحات مجزايي در الگو ظاهر مي شوند .

· برخي از اطلاعات قيد شده در مثالهاي الگو به دليل فقدان ماخذ اطلاعات مبهم هستند . به هر حال گزارش شما بايد تا حد امكان روشن و صريح و شامل جزييات و اطلاعاتي باشد كه بيانگر موضوعتان مي باشد .

· اطلاعات موجود در گزارش شما بايد متدلوژي حل مساله DMAIC شش سيگما را دنبال كند . اين اطلاعات شامل : توصيف پروژه ، نكات كليدي در فرايند حل مساله و تاييد جزييات نتايج و پيشنهادات مي باشد . گزارش نهايي ( با جداول و تصاوير ) بايد حدوداً 3 الي 6 صفحه باشد .

· در استفاده از سبك و فرمت عنوان در رهنمودها براي عناوين و عنوانهاي فرعي در گزارشات كتبي ، آزاد هستيد .

· برخي از اطلاعات به كار رفته در اين الگو در بعضي قسمتها تكراري هستند . اما از آنجايي كه افراد مختلفي گزارش شما را با دقتهاي متفاوت مي خوانند ، معتقديم كه تكرار برخي از اطلاعات ضروري است . نهايتاً مي خواهيم گزارش تخصصي و با كيفيت بالايي را تهيه كنيد كه جزئيات كافي براي كمك به ساير متخصصين شش سيگما كه از نتايج پروژه شما استفاده مي كنند ، داشته باشد .

· براي سوالات تخصصي با يك مدرس تماس بگيريد .

Pat Hammett (pathammett@umich.edu) Tel:734-936-1121 Fax:734-763-9384

Gary Herrin (garyherrin@umich.edu) Tel:734-647-7105 Fax:734-764-3451

Luis Garcia Guzman (lgguzman@umich.edu) Tel :734-764-5262 Fax :734-763-9384

Saumuy Suriano (ssuriano@umich.edu) Tel :734-647-9191 Fax :734-763-9384

· اين الگو توسط مري ليند ، استاد اطلاعات فني نوشته شده است .

mlind@umich.edu

عنواني كه بيانگر موضوع و هدف گزارش است

تقديم به :

اسم ، عنوان

قسمت / سازمان

آدرس ( اختياري است )

تهيه شده توسط :

اسم ، عنوان

قسمت / سازمان

آدرس ( اختياري است )

تاريخ ارائه

مثال

پروژه حمل بدون صدمه

حل مسئله محصولات آسيب ديده در هنگام حمل

تقديم به :

نام مدير عامل

پليمرلند ، بخش پلاستيك سازي جنرال الكتريك

تهيه شده توسط :

نام مدير ارشد

نام كمربند سياه

پليمرلند، بخش پلاستيك سازي جنرال الكتريك

بيستم دسامبر سال 1997

توجه : براي صفحه عنوان ، شماره نگذاريد . شماره گذاري صفحات را از خلاصه اجرايي شروع كنيد.

خلاصه اجرايي

- خلاصه اجرايي ، اطلاعات اصلي گزارش را نشان مي دهد . خوانندگان آن معمولاً مديران هستند كه نيازمند درك كل پروژه و هماهنگي آن با مجموعه مي باشند . لازم نيست ( و نمي خواهند ) اين خوانندگان جزييات مراحل مختلفي را كه براي تكميل پروژه تان اتخاذ مي كنيد را بدانند . بنابراين خلاصه اجرايي اصل موضوع گزارش را بدون نياز به خواندن كل اسناد در اختيار خوانندگان قرار مي دهد تا مشخص كند كه آيا گزارش به نيازهاي آنها مربوط است يا شرح كلي از گزارش داشته باشند قبل از اينكه بر روي جزييات متمركر شوند . نوشتن يك خلاصه اجرايي جامع و دقيق ( يك صفحه يا كمتر ) ، عامل مهمي براي يك پروژه شش سيگماي مطلوب مي باشد .

خلاصه اجرايي بايد شامل :

بيان مشكل

محدوده

روشها ( در صورت مقتضي )

نتايج عمده شامل اطلاعات كليدي و پشتيبان

نتيجه گيريها

توصيه ها ( در صورت مقتضي )

يك خلاصه اجرايي به عنوان مقدمه گزارش استفاده نمي شود بلكه يك نسخه كاملاً مختصر و مستقل ( گزارش كوتاه ) مي باشد و عموماً داراي خصوصيات ذيل است :

- در گزارشاتي كه كمتر از 10 صفحه هستند، خلاصه اجرايي يك صفحه مي باشد . براي گزارشهاي طولاني تر ، حداكثر طول خلاصه اجرايي اغلب 5 تا 10 درصد طول كل گزارش است .

- خلاصه اجرايي نبايد شامل اصطلاحات ، علامات اختصاري يا نمادهايي باشد كه براي خواننده ناآشنا است . خوانندگان بايد مضمون خلاصه اجرايي را بدون خواندن بقيه گزارش ، درك كنند.

مثال

خلاصه اجرايي

در اول جولاي سال 1997 نماينده يكي از بزرگترين و پر منفعت ترين مشتريان ما ، ابراز كرد كه تصميم دارد كه در جاي ديگري به تجارت بپردازد زيرا تعداد زيادي از محصولات ما خراب بودند . ما فوراً اين مسئله را بررسي كرديم و مشخص شد كه در فاصله اول ژانويه سال 1997 تا سي ام ژوئن سال 1997 ، پليمرلند 275501855پوند از محصولات را به مشتريان تحويل داده كه 176381 پوند از آنها خراب بودند.به عبارت ديگر 176381 پوند از محصولات در هنگام حمل صدمه ديده بودند و سپس به مشتريان تحويل داده شده بودند .

ما فوراً به مشتري ناراضيمان ابراز كرديم كه اين مسئله را از نزديك بررسي كرده و وضعيت را اصلاح مي كنيم . سپس تيمي را تشكيل داديم تا علت اين مسئله را مشخص و راه حلي را ارائه كنند . تيم ما براي بررسي فرايندهاي به كار رفته در حمل محصولات و شناسايي روشهايي براي بهينه سازي اين فرايندها ،از استراتژي شش سيگما استفاده كردند .

به تبع استراتژي شش سيگما ، مشخص شد كه دو تا از انبارهايمان – Maumee و Piedmont – بيشترين ميزان خرابي را سبب مي شدند در حاليكه انبار Brampton در سطح شش سيگما عمل مي كرد . در انبارهاي Maumee و Piedmont ، 95 درصد جعبه هاي صدمه ديده دو سوراخ در قاعده يك طرف جعبه داشتند كه منجر به نشتي مي شد . به علاوه مشخص شد كه 87 % آسيب ها زماني رخ مي دهند كه جعبه ها با فورك ليفت جابجا مي شوند .

به علاوه رابطه ايي بين چگونگي بسته بندي محصول و نوع آسيب پيدا كرديم . كيسه ها چنانچه بر روي زمين كشيده شوند ، احتمالاً بيشتر صدمه مي بينند ولي جعبه ها احتمالاً زمانيكه توسط اپراتور فورك ليفت جابجا مي شوند ، بيشتر صدمه مي بينند. به اين نتيجه رسيديم كه ارتباط قوي بين محصولات صدمه ديده و كاربرد فورك ليفت براي جابجايي آنها وجود دارد . در هر صورت دليل ارتباط واضح نبود زيرا انبار Brampton كه طبق شش سيگما عمل مي كرد ، نيز محصولات را با استفاده از فورك ليفت حمل مي كرد . بنابراين ما رانندگان فورك ليفت را در انبارهاي Maumee و Piedmont و Brampton ارزيابي كرديم و متوجه شديم كه رانندگان فورك ليفت در Brampton از رانندگان Maumee و Piedmont با تجربه تر هستند .

با اين اطلاعات ، دو عاملي كه در تعداد محصولات صدمه ديده ايي كه به مشتريان تحويل شده ، دخيل بودند را مشخص كرديم : اعم از اينكه محصول در انبار با فورك ليفت جابجا شود يا اپراتور فورك ليفت در كار با فورك ليفت با تجربه باشد .

براي كاهش يا حذف تعداد جعبه هاي صدمه ديده در انبارها،راههاي ذيل را در نظر گرفتيم :

استخدام اپراتورهاي باتجربه فورك ليفت در انبارهاي Maumee و Piedmont كه در هر صورت اين كار هزينه هاي قابل توجهي را در برداشت و امكان پذير نبود .

لزوم آموزش وسيع اپراتورهاي فورك ليفت در انبارهاي Maumee و Piedmont . اين راه حل نيز پر هزينه بود و تعداد كمي از محصولات صدمه ديده را گارانتي مي كرد .

نصب چنگالهاي كوتاه بر روي تمام فورك ليفتهاي مورد استفاده در انبارهاي پليمرلند .اين نصب براي هر فورك ليفت 350 دلار هزينه در برداشت .

در آغاز دسامبر سال 1997 ، تمام انبارهاي پليمرلند ، در فورك ليفتهايشان چنگالهاي 36 ايـنـچي را جايـگزين چنـگالهاي 42 ايـنـچي كـردنـد . از زمـان اين تغـيير ، تـعـداد محـصـولات صدمه ديده تحويل شده به مشتريان به طرز چشمگيري كاهش يافت.

1-مقدمه ( توجه : به عنوان يك بخش مجزا ، اختياري است . شما ممكن است موارد ذيل را در فاز تعريف بگنجانيد.)

موضوع گزارش ( مساله ايي كه در گزارش مورد توجه قرار مي گيرد ) ، كار انجام شده در پاسخ به مشكل و هدف گزارش را مشخص كنيد .

توجه : هدف گزارش ، هدف پروژه نيست . هدف گزارش ، ارائه اطلاعاتي است كه خوانندگان را قادر مي سازد تا موضوع را درك كنند و نگرش خوانندگان را در مورد بعضي موضوع ها تحت تاثير قرار مي دهد يا خوانندگان را قادر مي سازد تا كاري را انجام دهند .

به علاوه مقدمه مي تواند اصطلاحات كليدي به كار رفته در گزارش را ( در صورت مقتضي ) شرح دهد ، مهمترين يافته ها را كه شامل حمايتهاي كليدي مي شود و نتايج و در صورت مقتضي پيشنهادات را اعلام كند و مي توان در مقدمه محتوا و ترتيب گزارش را ( در صورت دلخواه ) پيش بيني كرد. حمايتهاي عملي رايج كه شامل اين اطلاعات است به خوانندگان ديدگاهي را براي تفسير اطلاعات ارائه شده در گزارش ، مي دهد و براي كمك به خوانندگان جهت هدايت در طول متن ، ابزاري را فراهم مي كند .

توجه : بعضي از اطلاعات موجود در مقدمه ممكن است صرفاً در خلاصه اجرايي تكرار شوند.

مثال :

1-مقدمه :

در اول جولاي سال 1997 نماينده يكي از پر منفعت ترين مشتريان ما اظهار كرد از اينكه تعداد زيادي از محصولات ما خراب بودند ، ناراضي است . وي شاكي بود كه بايد وقت و تدابير شركت را صرف برگرداندن محصولات معيوب به پليمرلند جهت تعويض كند و اظـهار مي كرد كه اگر اين وضعيت بهبود پيدا نكند در جاي ديگري به تجارت مي پردازد . براي اطمينان دادن به وي در مورد اينكه منبعد فقط محصولات با كيفيت بالايي را از پليمرلند دريافت مي كند ، فوراً اظهار كرديم كه اين مسئله را رفع مي كنيم . سپس براي تعيين علت اين مسئله و اجراي يك راه حل ، تيمي را تشكيل داديم كه واجد شرايط به كارگيري استراتژي شش سيگما باشد . هدف اين گزارش ارائه نتايج فرايند حل مسئله تيم و بيان راه حلي كه اتخاذ كرديم ، مي باشد .

به تبع استراتژي حل مسئله شش سيگما ، به اين نتيجه رسيديم كه در تعداد محصولات صدمه ديده ايي كه مشتريان دريافت كرده بودند ، دو عامل نقش داشتند: اعم از اينكه محصول در انبار پليمرلند با فورك ليفت جابجا شود و اپراتور فورك ليفت در كار با فورك ليفت ، با تجربه باشد . به علاوه مشخص كرديم كه صدمه خاصي توسط چنگالهاي فورك ليفت بوجود آمده است . چنگالها 6 تا 9 اينچ از زير جعبه بيرون آمده بودند به طوريكه هنگاميكه چنگال كاملاً در زير جعبه ايي كه برداشته مي شد ، قرار مي گرفت جعبه پشت آن سوراخ مي شد .

براي كاهش يا حذف تعداد جعبه هاي صدمه ديده در انبارها ، روشهاي مختلفي را در نظر گرفتيم و تصميم گرفتيم بر روي تمام فورك ليفتهاي مورد استفاده در انبارهاي پليمرلند ، چنگالهاي كوتاهتر نصب كنيم . بنابراين در ابتداي دسامبر سال 1997 ، در تـمـام انـبـارهاي

پليمرلند چنگالهاي 36 اينچي جايگزين چنگالهاي 42 اينچي شد كه بدين ترتيب براي هر فورك ليفت 350 دلار هزينه شد .

براي تشخيص اينكه چرا مشتريان ما محصولات آسيب ديده دريافت كردند و براي تغيير اقدام نادرست در فرايند حمل و براي اطمينان از اينكه چنين عيوبي ديگر پيش نمي آيد ، اين گزارش شرح مفصلي از مراحلي را كه ما با استفاده از استراتژي حل مسئله شش سيگما –تعريف ، اندازه گيري ، تحليل ، بهبود و كنترل – دنبال كرديم ، ارائه مي كند .

2- فرصت بهبود : فاز تعريف

در مورد مسئله ايي كه بررسي مي كنيد ، بحث كنيد . توضيح دهيد چگونه پروژه شش سيگماي ويژه تان را شناسايي كرديد. شما احتمالاً خلاصه هاي اطلاعاتي و تصاوير را با متوني ادغام مي كنيد كه از ابزارهايي نظير نمودار پارتو يا گزارش خلاصه عملكرد فعلي براي فرايند توليد يا اجرا استفاده مي كنند.

بعضي از موضوعاتي كه بايد گنجانده شوند عبارتند از :

بحث در مورد مساله ايي كه در پروژه شما مورد توجه قرار گرفته

بحث در خصوص محدوده پروژه ( به عنوان مثال :چنانچه تصميم بگيريد به علت محدوديتهاي زماني يا مدت تاثير ، پروژه تان را به بخش خاصي از شرح مسالـه اي جـامع تر يا بخش خاصي از پروژه محدود كنيد )

شناسايي مقياسهاي كليديي كـه بـراي ارزيابي مـوفقيـت پــروژه اسـتـفاده مي كنيد.(مثالها:DPM ، DPMO ، بازده فرايند ، نرخهاي خطا ، زمان انجام سفارش يا رسيدگي ، زمان سيكل توليد با دستگاه ، شكايات و غيره )

بحث در مورد تاثير پروژه تان بر شاخص هاي تجاري مهم ( به عنوان مثال تاثير پروژه شما بر شركت يا مشتري )

3-عملكرد : فاز اندازه گيري

سطوح عملكرد فعلي را تحليل و اهدافي را كه انتظار داريد به آنها برسيد را شناسايي كنيد . تصاوير نمايانگر فلوچارتها ، دياگرامهاي علت و معلول ، نمودارهاي كنترل فرايند، مجموعه هاي اطلاعاتي نمونه ، خلاصه آماري و / يا نمودارهاي اجرايي را ادغام كنيد . به علاوه ممكن است تصاوير نمايانگر نتايج حاصل از مطالعات قابليت فرايند ، تحليلهاي سيستم اندازه گيري و مميزيهاي فرايند را لحاظ كنيد. (توجه داشته باشيد كه مجموعه هاي اطلاعاتي بزرگ و طولاني را در گزارش اصلي ارائه نكنيد و آنها را در ضمائم گزارش قرار دهيد) .متغيرهاي مهم خروجي محصول ( s’KPOV ) كه بررسي شده اند ، را مشخص كنيد و / يا فهرستي از متغيرهاي بالقوه و مهم ورودي محصول (s’KPIV ) تهيه كنيد . اطلاعات ذيل بايد صريحاً مشخص شوند :

· سطوح عملكرد فعلي ( لازم است ) نرخ فعلي معيارهاي عملكرد فرايندتان را مشخص كنيد ( به عنوان مثال 25 درصد نرخ عيب ، DPM 35000 ، 15 روز براي انجام سفارش )

· جمع آوري اطلاعات (اختياري است ) به طور خلاصه اطلاعات جمع آوري شده در پروژه تان را مورد بحث قرار دهيد . اين اطلاعات شامل ليستي از s’KPOV و s’KPIV هاي بررسي شده باشد .

· تحليل سيستم اندازه گيري ( اختياري است )با استفاده از ابزارهايي نظير مطالعه تغـييرات در تجهيزات اندازه گيري و تغييرات ارزياب (Gage R&R ) و مطالــعه

دقت اندازه گيري ، اعتبار داده هاي اندازه گيريتان را از لحاظ كيفي و كمي مورد بحث . قرار دهيد.

· سطوح عملكرد نهايي ( لازم است ) سطوح عملكردي لازم يا ميزان بهبود معيار عملكردتان را مشخص كنيد ( به عنوان مثال سطح DPM را از 35000 به 4/3 يا زمان تحويل را تا 50 % كاهش دهيد .)

مثالهايي از ارزيابي سطح عملكرد نهايي و فعلي :

-در فرايند فعلي براي انجام يك سفارش خاص به 15 روز نياز داريم و اميدواريم كه بتوانيم اين زمان را به كمتر از 7 روز كاهش دهيم . يا

-در حال حاضر در سطح DPM10000 عمل مي كنيم و اميدواريم كه اين سطح را به كمتر ازDPM 4/3 برسانيم .

اطلاعات ديگري كه شما ممكن است بخواهيد در اين قسمت بگنجانيد عبارتند از :

-فلوچارت ، نمودار SIPOC يا نقشه وضعيت فعلي فرايند : اين موارد خيلي توصيه مي شوند زيرا آنها كمك عيني بزرگي هستند و اجازه مي دهند تا ساير خوانندگان بلافاصله اصول فرايند را درك كنند .

-تصاوير نمايانگر نتايج مطالعات قابليت فرايند يا مميزيهاي فرايند

- نمودارهاي كنترل فرايند يا نمودارهاي اجرايي

-دياگرامهاي علت و معلول

4- تحليل و تفسير : فاز تحليل

اختلاف بين سطوح عملكرد فعلي و عملكرد نهايي ، كه دال بر علل احتمالي تغييرات است را تحليل كنيد . مباحث و عنوانهاي فرعي كه مورد شما را انعكاس مي دهند را در نظر بگيريد . تصاوير تحليل پايه اي را با استفاده از تحليل طبقه بندي ، تحليل برگشت ، تحليل همبستگي و غيره در نظر بگيريد .

در اين قسمت ، شما بايد روابط بين KPIV و KPOV تان را مورد بحث قرار دهيد . به عنوان مثال : شما بايد آن دسته از متغيرها را مورد بحث قرار دهيد كه رابطه علت و معلولي مستقيم دارند يا آن دسته از تنظيمات متغير ورودي ( ياحدود تنظيمات ) كه KPOV هاي شما در آن قوي هستند .

اطلاعاتي كه بايد در اين قسمت درنظر گرفته شوند عبارتند از :

- با ارائه دلايلي مبني بر كاربرد حداقل يك روش/ابزار تحليل داده ها كه در اين دوره مورد بحث قرار گرفته ، شما بايد نشان دهيد كه مفاهيم دوره را متوجه شده ايد .با در نظر گرفتن حداقل يك جدول ، گراف يا دياگرام در بخش اصلي متن بايد از اين نيـاز حــمايـت كنيد . ( به عـنوان مـثـال :يـك نمودار پـارتو،جدول تحليل طبقه بندي ، دياگرام علت و معلول ، نمودار پراكندگي ، تحليل همبستگي ، نمودار كنترل فرايند ، گزارش تحليلي سيستمهاي اندازه گيري ( gage R&R ) و غيره را لحاظ كنيد ) ( توجه داشته باشيد كه اين جداول و ارقام بايد در بخش اصلي گزارش شما ادغام شوند . مطالب زمينه ايي ديگري ممكن است در ضميمه درنظر گرفته شود )

- توجه : كاربرد ديگر ابزارهاي تحليل داده ها را تاييد مي كنيم و ممكن است خواستار برگشت پروژه ( ارائه مجدد پروژه ) براي لحاظ كردن تحليلهاي ديگر در صورت مقتضي باشيم.

توجه داشته باشيد كه بعضي از ابزارهاي تحليلي كه در فاز تحليل استفاده مي كنيد ممكن

است در فاز بهبود نيز به كار روند . در صورت مقتضي براي ارائـه اسـتدلالتان ، ممكـن است

كاربرد ابزارهاي تحليلي و حل مسئله شش سيگما را هم در فاز تحليل و هم در فاز بهبود مورد بحث قرار دهيد .

5-توصيه : فاز بهبود

راههاي ديگري را براي بهبود عملكرد شناسايي كنيد . سعي كنيد ارزيابي كنيد كه چطور روشهاي مناسب مي توانند عملكرد نهايي را برآورده كنند .معياري را براي انتخاب طريقه عمل ، مشخص كنيد . نتايج مربوط به روشها را ارائه و راه حل هاي پيشنهادي را مشخص كنيد . ارائه مطالب در موضوعات فرعي ذيل را با عنوانهاي تراز دوم مناسب ، لحاظ كنيد .

-راه حل هاي در نظر گرفته شده ديگر

-راه حل پيشنهادي

6-فاز كنترل

روشهاي كنترلي نظير :نمودارهاي كنترل فرايند، ابزارهاي poke-yoke ، سيستمهاي رديابي / نظارت فرايند و كار استانداردسازي را شناسايي كنيد . چنانچه اطلاعات موجود است ، نشان دهيد كه چگونه راه حل شما هر جا كه ممكن است به نتايج مطلوب دست يافته است .

نظريه : ممكن است بخاطر محدوديتهاي زماني پروژه امكان پذير نباشد كه اطلاعاتي كه بهبود واقعي ايجاد شده در فرايند را تاييد مي كنندرا لحاظ كنيم . اگر چنين است ، لطفاً حداقل مزاياي بالقوه اجراي پيشنهاداتتان را مورد بحث قرار دهيد .

7-نتيجه گيري

به طور خلاصه مساله ايي كه مورد توجه قرار داده ايد ، فرايندي را كه براي رسيدن به راه حل دنبال كرديد و راه حلهاي انتخابي را مجدداً بيان كنيد. فهرستي از مزاياي بالقوه راه حل انتخابي تهيه كنيد. توجه داشته باشيد چنانچه نتايج يا توصيه هاي شما براي شركـتتان ناقـص يا حـساس هستند، لـطفاً سعي كنيد در اصطلاحات مربوطه ، مزاياي بالقوه را مورد بحث قرار دهيد.( به عنوان مثال : 20 درصد كاهش در نرخ ايرادات يا 10درصد صرفه جويي در هزينه).اقدام ديگري كه درصورت مقتضي بايد اتخاذ شود را توضيح دهيد كه اعضاي تيم مسئول و برنامه كاري را در بربگيرد.

مثال:

8- نتيجه گيري

زمانيكه يكي از پر منفعت ترين مشتريان ما در مورد دريافت محصولات معيوب پليمرلند شكايت كرد ، بلافاصله در راستاي يافتن يك راه حل دست به كار شديم . با استفاده از استراتژي شش سيگما مشخص شد كه طول چنگالهاي فورك ليفتها سبب شده كه اين چنگالها ، جعبه ها را در هنگام جابجايي در انبارها سوراخ كنند .بعداز در نظر گرفتن چندين راه ، چنگالهاي 36 اينچي را جايگزين چنگالهاي 42 اينچي كرديم كه هزينه ايي حدود 350 دلار براي هر فورك ليفـت در بـرداشت . در حـال حاضـر كه تمـام فورك ليفتهاي پليـمرلـند بـه

چنگالهاي جديد و كوتاهتر مجهز شدند ، به طرز چشمگيري مشكلات كمتري ديده شدند و

مشتريانمان دوباره از محصولاتمان راضي هستند.

ضمائم :

براي معرفي اطلاعاتي كه براي ارائه در بخش اصلي گزارش خيلي زياد هستند يا فقط توجه تعداد كمي از خوانندگان را جلب مي كند ، از ضمائم استفاده كنيد.به عنوان مثال :نمودارها يا دياگرامهاي بزرگ ، محاسبات ، گرافهاي بسته نرم افزاري ،داده هاي آزمايشي و متون مدارك پشتيبان بايد در ضمائم بيايند. ضمائم ويژگيهاي ذيل را دارند :

-ضمائم عنوان دار نه شكل يا جدول

-به جاي شماره گذاري معمولاً با حروف علامت گذاري مي شوند.

-به مطالب مناسب در متن گزارش اشاره مي كنند به طوريكه براي خوانندگاني كه مي خواهند به آنها رجوع كنند ، قابل دسترسي باشند.

فقط زماني از ضمائم استفاده كنيد كه اطلاعات مربوط به گزارش نيست ولي ممكن است مورد توجه بعضي از خوانندگان قرار گيرد. انتظار مي رود ( اگر تمامشان نيستند ) بيشتر جداول و نمودارهاي شما در بخش اصلي گزارش باشند .

رهنمودهاي كلي براي نوشتن گزارشات :

براي كمك به شما در نگارش گزارشاتي كه خواندن و فهميدن آنها آسان است ، ليست ذيل تذكراتي را ارائه مي كند. لازم نيست كه شما هر يك از اين توصيه ها را دنبال كنيد . اينكه چگونه شما استدلال مكتوبتان را ارائه مي كنيد بستگي به موقعيتتان دارد . اين راهنمايي ها به عنوان رهنمودهاي اساسي ارائه مي شوند. براي اطلاعـات بـيـشتر در مـورد تكـنيكهاي نـگـارش واضـح ، به كـتـاب راهنماي نگارش يا وب سايت نگارش نظير : http://www.plainlanguage.gov/ مراجعه كنيد.

-مخاطب و هدفتان را در هنگام نگارش ، بشناسيد.

-مندرجاتتان را پيرامون مخاطب و هدفتان ، انتخاب و سازماندهي كنيد.

-از عناوين و عنوانهاي فرعي آموزنده و متعدد استفاده كنيد.عناوين و عنوانهاي فرعي به خوانندگان كمك مي كند تا در مورد بخشهاي اصلي اطلاعات ، پيش گزارش و مروري داشته باشند.

-مطالب را به بخشهاي كوتاه تقسيم كنيد.

-ترتيب بخشهايي كه به دنبال مي آيند را معرفي كنيد تا خوانندگان بدانند كه چه چيزي در گزارش مي آيد .

-هر پاراگراف را به يك موضوع محدود كنيد.

-ساختار و طول جملات متفاوت هستند. با وجود اين جملات مستقيم و كوتاه ترجيح داده مي شوند.

-از كلمه ((شما )) براي صحبت با خواننده استفاده كنيد. براي اشاره به رويدادهايي كه شما در آن درگير بوديد از كلمات ((من )) يا (( ما )) استفاده كنيد.توجه : درحال حاضر استفاده از كلمات ((من )) يا (( ما )) در متون فني تا حدود زيادي پذيرفته شده

- مختصر بنويسيد . از كلمات غير ضروري اجتناب كنيد.

-عبارت مناسب را انتخاب كنيد .زبان ساده و واضح ترجيح داده مي شود از كاربرد كلمات مبهم و كاذب اجتناب كنيد .

-وجه معلوم ترجيح داده مي شود . فقط زمانيكه هويت فاعل بي ربط است از وجه مجهول استفاده كنيد.

-زمانها بايد همخواني داشته باشد .زمان حال ترجيح داده مي شود .

-درمورد اسامي مطلق ، فعلهاي معلوم ترجيح داده مي شود.

-براي اشاره به موضوع مشابه ، دائماً از يك اصطلاح استفاده كنيد.

-از فهرستها استفاده كنيد.

-براي مفاهيم و حقايق با ارزش برابر ( كه اغلب به صورت ليست ارائه مي شوند )، از ساختار گرامري مشابه استفاده كنيد.به عنوان مثال : به جاي تصادفات مي توانند هم موجب آسيب جسمي ، هم خسارت مالي را سبب مي شوند . بنويسيد تصادفات هم مي توانند موجب آسيب جسمي و هم سبب خسارت مالي شوند يا تصادفات هم مي توانند به افراد آسيب برسانند هم از لحاظ مالي سبب خسارت شوند .

- براي راهنمايي خوانندگان از علامتهاي ظاهري استفاده كنيد نظير :

-استفاده از نقطه ها يا شماره ها براي علامت گذاري موارد در يك ليست

-ليست هاي تو رفته از سر سطر

- حروف ضخيم براي تاكيد نكات كليدي

-از طرح خوبي براي نوشتن مطالب استفاده كنيد. از فضاي سفيد زيادي استفاده كنيد. از خط كشيدن زير تمام عبارات يا نوشتن تمام عبارات با حروف بزرگ اجتناب كنيد. ازيك نوع قلم استفاده كنيد( به عنوان مثال در اينجا از قلم Times New Roman استفاده شده ) و از تراز چپ ( چپ چين ) استفاده كنيد.

-مطالب را با تصاوير واضح و خوب طراحي شده نظير جداول ،نمودارها و نقشه ها ارائه كنيد به طوريكه از لحاظ ظاهري مناسب باشند.